Для оформления отчетов и ведения истории прихода необходимо собирать и хранить достоверные данные о событиях на приходе, о его жизни, работе и отдыхе.

Часть фото- и видео- материалов создается членами общины «Архив» путем съемки событий прихода, а другая часть создается прихожанами, владеющими навыками фото- и видео- съемки.

В активно работающем приходе происходит очень много событий и накапливается огромное количество материалов разного качества – от любительских до профессиональных фотографий и фильмов. Часть материалов поступает в виде бумажных документов или готовых фотографий на бумажной основе. В этом случае данные материалы сканируются для получения электронной версии.

Учитывая, то что получаемых материалов разное качество, необходимо делать предварительную обработку присланных фотографий – отбирать фотографии хорошего качества, дорабатывать фотографии недостаточного качества средствами графических редакторов - чтобы их можно было использовать в дальнейшем и, наконец, отсортировывать фотографии плохого качества, хранение которых не имеет смысла.

Но собрать архивный материал – это только часть задачи. Требуется еще и организация гарантированного хранения данных с возможностью быстрого поиска - чтобы в нужный момент найти необходимые фотографии, видеофильмы, отчеты, документы.

В общине «Архив» создается и поддерживается хранение нескольких копий материалов. Таким образом, выход из строя одного хранилища, не приводит к утрате собранных материалов.

В условиях прихода с большим количеством общин проблема поиска материалов становится не простой в своем решении. Тематический поиск фотографий и видеофрагментов только силами общины «Архив», порой, тормозит работу общин, т.к. одновременно поступает несколько запросов, обработать которые за один вечер физически невозможно.

Поэтому новой задачей общины «Архив» стала организация доступа прихожан к архивным материалам. Совместно с общиной «Сервер» осуществляется наладка и запуск специального сервера с возможностью одновременного подключения нескольких компьютеров из локальной сети, рассматривается возможность подключения к сети Интернет с соблюдением требований конфиденциальности материалов архива. В этом направлении уже создана аппаратная часть и осуществляется подбор и установка свободно распространяемого программного обеспечения для работы сервера.

Наличие большого количества удачных фотографий прихожан породила новую тему для работы общины – создание фотогалереи наиболее активных прихожан Иоанновского монастыря. Все получаемые фотографии анализируются с точки зрения портретной пригодности и наиболее удачные сохраняются в подборке для будущей фотогалереи прихода.

Собранные фотографии могут не только показать, но и «заговорить», если к ним составить краткие текстовые описания. Такие материалы будут не просто коллекцией фотографий, а освещением прошедших событий, дел, мероприятий. Организация этой работы уже давно назрела на приходе и ожидает своих исполнителей.

Сейчас Архиву требуются прихожане, умеющие:

- планировать и организовывать работу внутри общины;

- профессионально фотографировать и снимать видео;

- создавать видео-фильмы высокого качества;

- обрабатывать фотографии в графических редакторах;

- описывать события, происходящие в общинах и отображенные на фото (летописец);

- установить, запустить и поддерживать работоспособность сервера с операционной системой Linux (Администрирование сервера);

- организовать и поддерживать синхронизацию и резервное хранение данных;

- организовать работу архива в глобальной сети.

Община «Архив» приглашает подключиться к работе всех прихожан, желающих принять участие в ее интересной и очень нужной деятельности.